Já imaginou que pesadelo seria gerenciar um negócio e não saber ao certo qual o volume de mercadoria disponível para as vendas? Sem uma planilha de controle de estoque, o risco de perder o controle sobre seu armazenamento cresce, assim como a chance de fazer compras desnecessárias ou de adiar aquisições urgentes.
Neste artigo, te contamos tudo o que você precisa saber sobre este poderoso documento, e ainda fornecemos uma opção gratuita para baixá-lo e começar a usá-lo!
Aproveite!
O que é controle de estoque e como aplicar no seu negócio?
O controle de estoque contempla a organização, o registro e o gerenciamento das movimentações de entrada e saída de itens e insumos do negócio. O objetivo é assegurar o equilíbrio do armazenamento, sem itens em falta ou excesso. Além disso, torna as operações mais eficientes e as decisões mais embasadas.
Isso porque, ao manter o fluxo de produtos sob controle, o processo de compra e reposição se torna mais ágil, e o espaço físico, melhor aproveitado.
De igual maneira, a organização ajuda a visualizar com precisão o status da reserva e evita decisões erradas sobre o momento ideal de repor determinados itens.
Agora que você já sabe o que é controle de estoque, que tal descobrir como a ficha pode ajudar na sua gestão?
Como funciona uma ficha para controle de estoque?
A ficha de controle de estoque funciona como um histórico dos produtos desde o momento em que entram na empresa até o momento em que saem para a venda. Além da descrição do produto, é preciso inserir o volume adquirido, o número do documento de compra (Ordem de Serviço ou Nota Fiscal) e demais observações pertinentes.
Quais são os tipos de ficha para controle de estoque?
Os principais tipos de ficha para controle de estoque são:
- sistema digital: atualiza todas as informações automaticamente de acordo com o registro de compras ou vendas. É ideal para quem precisa de agilidade no acompanhamento de indicadores e não quer ocupar a equipe com a tarefa.
- planilha no Excel: alimentada por meio de fórmulas automáticas, filtros e buscas que simplificam o acesso às informações. É uma boa opção para compartilhamento e gestão colaborativa online, mas demanda conhecimento básico sobre a ferramenta.
- caderno de controle de estoque: você faz os registros manualmente, sem depender de computador ou internet. Entretanto, é o método mais sujeito a erros e esquecimentos.
Caderno de controle de estoque ou digital: qual o melhor formato?
Depende! O melhor formato é aquele que se adapta às suas demandas. O caderno é simples de usar, tem custo baixo e funciona sem a necessidade de tecnologias. Já o controle de estoque digital emite alertas automáticos, tem compartilhamento facilitado e registra entradas e saídas com facilidade e com baixa probabilidade de erros.
Como preencher corretamente a ficha para controle de estoque?
O melhor caminho para preencher sua ficha de controle de estoque é:
- criar fichas individuais por produto;
- incluir dados como nome do produto, código interno ou SKU, unidade de medida (ex: un, kg, litro), estoque mínimo, orientações de armazenagem e fornecedor;
- registrar todas as movimentações de saída e entrada no estoque (por isso, é essencial revisitar o documento com frequência).
Quer simplificar o acompanhamento dos seus itens? Então, siga em frente para acessar nossa planilha controle de estoque em Excel e entender, em detalhes, como utilizá-la para gerenciar suas mercadorias!
Como baixar a planilha de controle de estoque em Excel? Passo a passo!
Para baixar a planilha de controle de estoque em Excel, siga os passos abaixo:
- Baixe gratuitamente a sua planilha de controle de estoque
- Personalize sua tabela no Excel para controle de estoque
- Preencha as colunas com entrada e saída de produtos
- Bônus: atualize regularmente para evitar erros!
Dicas práticas para preencher sua planilha de controle de estoque com eficiência
Aqui vão algumas dicas essenciais para preencher sua planilha de forma eficiente!
- Personalize a planilha de acordo com o seu tipo de estoque e negócio (por exemplo: para uma loja de roupas, insira a categoria “tamanhos” para identificar os itens. Já para uma mercearia ou mercado, a seção “validade do produto” é bastante útil).
- Adapte a planilha de controle de estoque ao seu fluxo (em casos de fluxo interno, não é necessário manter a coluna “Venda”. Já para itens que funcionam como insumos de produção — como ingredientes para um restaurante — é ideal inserir a coluna “consumo em produção”).
- Evite retrabalho com fórmulas automáticas no Excel: explore os recursos da planilha para poupar trabalho e reduzir erros. Alguns exemplos são o cálculo automático do saldo, o alerta de estoque baixo e o valor total em estoque por item.
Exemplo de controle de estoque: veja na prática como funciona
Vamos imaginar a história da Dona Áurea, que tem uma mercearia na rua principal de seu bairro. Dona Áurea vende, principalmente, produtos não perecíveis (como açúcar, farinha, fubá e feijão) e itens de limpeza, como detergentes e alvejantes.
Como gerencia sozinha seu negócio, a empreendedora tem dificuldades em acompanhar todas as datas de vencimento, bem como de garantir que os itens de alta procura estejam sempre disponíveis.
A solução? Investir em controle de estoque!
Além de ter um documento robusto com os dados de todos os produtos (descritivo, código, unidade de medida e estoque mínimo), Dona Áurea começa a gerenciar diariamente suas movimentações.
Em uma planilha (como a que disponibilizamos neste artigo gratuitamente), sinaliza a data, as entradas e saídas de cada item e o saldo restante ao fim de cada período.
Assim, conhece melhor seus insumos e consegue gerir a mercearia com mais tranquilidade!
Planilha de controle de estoque vs sistema de gestão: qual escolher?
A escolha entre planilha de controle de estoque vs sistema de gestão depende das suas necessidades. Se tiver disponibilidade de recursos e a intenção de usar dados e indicadores de estoque para embasar tomadas de decisão, o sistema é uma boa solução.
Se, por outro lado, busca praticidade e economia, uma planilha de controle de estoque completa, com campos de entrada e saída, e totalmente gratuita, permite acompanhar a movimentação dos produtos e tomar decisões mais acertadas. Além disso, é um recurso simples, compartilhável e de baixo custo de manutenção (necessita apenas de conexão à internet para possibilitar o acesso do time).
Quando usar uma planilha simples de controle de estoque?
O cenário ideal para usar uma planilha simples de controle de estoque é aquele em que você tem poucos recursos disponíveis para investir, conhecer a ferramenta que hospeda a planilha e precisa registrar com facilidade as entradas e saídas do negócio.
Quando migrar para um sistema automatizado como o Bling?
Quando a sua gestão de estoque se tornar um elemento estratégico para a empresa, migrar para um sistema automatizado pode ser a solução!
Desta forma, você acessa indicadores com agilidade, monitora as entradas e saídas em tempo real e ainda integra processos como estoque, vendas e financeiro!
Comece agora com sua planilha de controle de estoque
Desorganização no estoque gera perda de dinheiro para a sua empresa, não é mesmo? Então não perca tempo e baixe agora nossa planilha gratuita de controle de estoque!
Sente que é o momento de ir além? Então faça um teste gratuito e gerencie um ou mais estoques automaticamente, evite prejuízo na sua empresa e acompanhe o fluxo do seu estoque em tempo real com o Bling!
FAQ – Dúvidas frequentes sobre planilha de controle de estoque
Qual a melhor planilha para controle de estoque grátis Excel?
A melhor planilha para controle de estoque grátis no Excel é aquela que reúne os campos adequados à realidade do seu negócio. Também é possível baixar um documento, como o que disponibilizamos gratuitamente, e personalizar conforme as suas necessidades.
A planilha funciona no Google Sheets e no Excel?
Sim! É possível usar a planilha em formato online (no Google Sheets) ou baixá-la para uso no Excel.
Existe planilha de controle de estoque para imprimir?
Sim! O modelo de planilha de estoque disponibilizado pelo Bling é uma das opções. Basta selecionar a área desejada, clicar em “Arquivo” e em seguida em “Imprimir”.
