O XML da nota fiscal é o arquivo que contém, em formato estruturado, todas as informações fiscais da sua venda. Em 2025, o documento digital continua como uma peça-chave para cumprir obrigações, integrar sistemas e provar operações para o fisco.
Segundo o Portal Nacional da NF-e, o sistema já autorizou mais de 50,9 bilhões de documentos eletrônicos, com ajustes frequentes para acompanhar a reforma tributária e novas exigências legais.
Vale ressaltar que as mudanças deste ano exigem atenção: novas notas técnicas atualizam campos, regras e grupos de informações do XML, o que alinha as NF-e e a NFC-e à Reforma Tributária do Consumo (RTC).
Portanto, contar com um emissor ERP e integrações, evita rejeições, agiliza a conciliação contábil e garante segurança jurídica. Se quer saber mais sobre essas e outras questões, neste artigo, você vai aprender:
- o que é XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e);
- para que serve o arquivo XML de Nota Fiscal;
- como gerar XML de Nota Fiscal;
- se é preciso armazenar o XML da Nota Fiscal;
- como abrir XML da nota fiscal;
- como encontrar o XML de uma nota fiscal.
Então, vamos lá?
Principais aprendizados
- O XML da NFe serve para facilitar a emissão, transferência e abertura do documento. É por meio desse arquivo que as autoridades conseguem verificar detalhes sobre as transações;
- Gerar o XML da Nota Fiscal garante a correta emissão e validação do documento fiscal, o que é fundamental para a conformidade tributária e o registro das operações comerciais;
- Em um ERP, os documentos fiscais ficam organizados, com possibilidade de controle diário e emissão de relatórios a qualquer momento.
Utilize o sistema Bling para automatizar a emissão do arquivo XML, assim como o seu envio ao cliente e armazenamento.
O que é XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?
O XML é uma linguagem de marcação que estrutura dados para leitura de máquina. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal em formato XML que substitui a nota em papel. O XML da NF-e comprova informações de mercadorias e serviços, conforme os padrões fiscais nacionais.
Leia também: O que é NF-e: tudo sobre Nota Fiscal Eletrônica e como emitir
Para que serve o arquivo XML de Nota Fiscal?
O XML da NFe serve para facilitar a emissão, transferência e abertura do documento. É por meio desse arquivo que as autoridades conseguem verificar detalhes sobre as transações. O arquivo também:
- cumpre exigências legais;
- garante a validade jurídica do documento;
- facilita o envio ao cliente, seja por e-mail ou por áreas específicas no site da empresa;
- fortalece a transparência no relacionamento comercial;
- integra sistemas e automatiza processos de gestão financeira, fiscal e contábil; o que reduz a necessidade de papel.
Além disso, sua estrutura versátil fornece dados valiosos para relatórios gerenciais, projeções financeiras e cruzamento de informações fiscais, o que auxilia empresas a tomar decisões mais estratégicas e seguras.
Como utilizar o XML para decisões estratégicas do negócio?
Ao observar a importância de baixar o XML da nota fiscal para as administrações tributárias, muitas empresas também já começaram a investir em maneiras de extrair relatórios a partir dos dados ricos que estão presentes nesse documento.
São informações como a base de cálculo, valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins. Além de datas de emissão, saída/entrada e valor total, que possibilitam análises complexas para o empreendedor.
Identificar padrões do mercado do cliente é uma possibilidade a partir do momento em que se tem todos os XMLs em mãos. Por exemplo, é possível verificar quais são os tipos de produtos ou serviços mais vendidos em determinados locais (localização geográfica) e períodos (sazonalidade).
Esse artifício ajuda na definição de um melhor planejamento estratégico e direcionamento dos investimentos para áreas que dão lucro.
Como gerar XML de Nota Fiscal?
Para gerar o XML da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é essencial seguir um procedimento específico. Este processo garante a correta emissão e validação do documento fiscal, o que é fundamental para a conformidade no sistema tributário brasileiro e o registro das operações comerciais. A seguir, veja o passo a passo de como gerar XML de nota fiscal.
1. Instale um certificado digital
O certificado digital é indispensável para a validade jurídica da sua nota fiscal, pois será utilizado para assinar digitalmente o XML da nota fiscal.
2. Escolha um software emissor
Você pode usar um sistema emissor gratuito da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou um software de gestão integrado (ERP). É nesse programa que você irá emitir sua nota.
3. Preencha os dados da nota fiscal
Insira todas as informações obrigatórias: dados do emitente, do destinatário, produtos/serviços, impostos e demais campos fiscais.
4. Gere e assine digitalmente o XML da NF-e
O próprio software irá gerar o arquivo XML e realizar a assinatura digital, ao utilizar seu certificado.
5. Envie o XML para a Sefaz e aguarde autorização
O sistema envia o XML da nota fiscal para a Sefaz, que irá validar e retornar a autorização de uso. Essa é a confirmação de que a nota foi oficialmente emitida.
6. Acesse o Portal da Sefaz
No portal da Sefaz, vá até a opção “Consultar NF-e Completa” e informe a chave de acesso da NF-e autorizada.
7. Faça o download do documento XML
Com a chave, é possível baixar o XML autorizado diretamente pelo portal da Sefaz.
Leia mais em: Como baixar XML da NFe com Certificado Digital A1
É preciso armazenar o XML da Nota Fiscal?
A legislação estabelece a obrigatoriedade de guardar XML de Nota Fiscal em local seguro e acessível, o que garante que o documento esteja disponível sempre que solicitado em fiscalizações ou auditorias. O prazo de armazenamento do XML é de cinco anos, contados a partir da data de emissão da nota, e cabe ao emitente e ao destinatário manter o arquivo íntegro durante todo o período.
Agora que você sabe que é preciso armazenar o XML da nota fiscal, é importante ressaltar que uma grande aliada no armazenamento dos documentos fiscais é a tecnologia. Como o arquivo trata-se de uma linguagem totalmente digital, não precisa ser necessariamente impresso.
O ideal é que você armazene todos os seus XMLs na nuvem. Dessa forma, há mais segurança e facilidade de acesso. Quem os guarda no computador ou em pendrives/HDs portáteis pode perder os arquivos facilmente.
Os softwares como o ERP do Bling são extremamente úteis para automatizar a emissão do arquivo, assim como o seu envio ao cliente e armazenamento.
Como encontrar o XML de uma nota fiscal?
Por conter todos os dados exigidos pelo fisco e ser indispensável para contabilidade, obrigações fiscais e até mesmo para eventuais garantias ou devoluções; é necessário que você saiba como buscá-lo. Caso não conheça os meios de pesquisa, a seguir, confira as alternativas de como encontrar o XML de uma nota fiscal.
1. No sistema emissor da NF-e
Caso a nota fiscal tenha sido emitida por você, com poucos cliques, o XML estará acessível para download na seção de histórico ou consulta de documentos do seu sistema de faturamento (ou ERP).
2. No portal da Sefaz
Com a chave de acesso de 44 dígitos da nota, você pode consultar a NF-e no portal da Sefaz do estado de origem ou no Portal Nacional da NF-e. Porém, para baixar o XML completo, será necessário usar um certificado digital (A1 ou A3) vinculado ao CNPJ emitente ou destinatário.
3. No e-mail enviado pelo fornecedor
Por lei, o emitente deve enviar o XML ao destinatário da mercadoria ou serviço. Geralmente, esse arquivo vai como anexo no e-mail junto com o PDF do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
4. Pelo contador
Se a sua empresa terceiriza a parte fiscal, o contador provavelmente já recebe e armazena esses XMLs. Ele pode enviar o arquivo para você sempre que precisar.
Vale ressaltar que, automatizar a captura de XMLs via integração com a Sefaz ajuda a manter um backup seguro e evita a perda de documentos fiscais.
Como abrir XML da nota fiscal?
É fundamental saber abrir o XML da nota fiscal para conferência, validação, fiscalização, armazenamento, integração com softwares e resolução de disputas. Saber disso garante a conformidade fiscal e a eficiência operacional da empresa. A seguir, conheça o passo a passo de como abrir o XML da nota fiscal.
- faça o download de um sistema que abra o arquivo;
- instale em seu computador;
- baixe o arquivo XML;
- clique com o botão direito do mouse sobre o documento;
- selecione “Abrir Com”.
- escolha “abrir o arquivo com o Visualizador de Nota Fiscal Eletrônica”.
Exstem programas disponíveis para abrir um arquivo XML, o que inclui versões para Linux GTK (Ubuntu) x86_64, Windows 64 bits, Linux GTK (Ubuntu) e Windows 32 bits.
É necessário escolher um programa, baixá-lo e seguir o passo a passo fornecido. Além disso, o certificado digital é essencial tanto para emitir a Nota Fiscal eletrônica (NFe) quanto para acessar o XML e o DANFE.
Leia também: Como comprar certificado digital?
Como facilitar toda a gestão fiscal?
A gestão fiscal é uma das áreas que mais geram dúvidas entre empreendedores, afinal, são muitas regras e detalhes que quando não cumpridos podem ocasionar multas e problemas graves para o negócio.
Contudo, a tecnologia, sim, mais uma vez é aliada no controle fiscal das empresas e facilita o armazenamento, a emissão e a análise de dados desses documentos.
Um sistema ERP com suporte a XML, por exemplo, efetua automaticamente a assinatura digital e a transmissão para a Sefaz, além de possibilitar que você envie a Danfe e o XML da nota fiscal por e-mail ao seu cliente sem complicações.
Além dessas facilidades, entretanto, é impossível não citarmos a capacidade que esses recursos possuem de reduzir o tempo que os gestores levam para executar tarefas repetitivas e operacionais, o que permite que eles dediquem esse tempo que “sobra” para setores mais estratégicos para o crescimento do negócio.
E quanto mais tempo o gestor ganha para pensar no negócio de forma criativa e dinâmica, mais ele tende a identificar oportunidades e buscar formas de aproveitá-las para direcionar o negócio ao sucesso.
Conte com o Bling para fazer o seu negócio crescer!
Com um ERP online e em nuvem como o Bling, a emissão de notas fiscais do seu negócio torna-se mais prática, segura e integrada. Além de gerar o XML da Nota Fiscal de forma automática, o sistema conecta o processo às vendas e ao estoque, o que garante maior controle das informações tributárias e agilidade no dia a dia.
Os documentos fiscais ficam organizados, com possibilidade de controle diário e emissão de relatórios a qualquer momento. O contador também acessa facilmente as informações, evita retrabalho e proporciona ao gestor mais domínio sobre contas a pagar e fluxo de caixa.
Com o recurso de emissão do Bling, você realiza todas as etapas em uma única plataforma, o que inclui:
- comprar o certificado digital;
- emitir a nota fiscal eletrônica;
- gerar o arquivo XML e o DANFE;
- armazenar e enviar automaticamente aos clientes.
Tudo isso com armazenamento seguro em nuvem, sem ocupar espaço físico, sem risco de perda de documentos e multa por não guardar XML. Então, não perca tempo e teste Bling gratuitamente! Descubra como emitir, organizar e gerenciar suas notas fiscais de forma simples e eficiente!
FAQ
O que é o DANFE?
O Danfe é um demonstrativo sem validade jurídica que acompanha a mercadoria e apresenta as principais informações fiscais. Embora não substitua o XML, facilita o acesso aos dados e é obrigatório para e-commerces com transportadoras e útil para escrituração contábil.
Qual a diferença entre XML de entrada e XML de saída?
O XML de entrada representa notas fiscais que a empresa recebe de fornecedores. Já o XML de saída corresponde às notas que a empresa emite para clientes. Um, mostra compras, o outro, vendas.
É possível emitir nota fiscal sem gerar o XML?
Não. O XML é obrigatório. Ele é o formato oficial que registra todas as informações da nota fiscal eletrônica. Sem ele, a nota não existe legalmente.
O que fazer se o XML da nota fiscal estiver com erro?
Corrija os dados no sistema emissor e gere um novo XML. Se a nota já tiver sido autorizada, será preciso emitir uma nota fiscal de cancelamento ou uma nota complementar, a depender do tipo de erro.
Como validar o XML de uma NF-e antes do envio?
Use o próprio sistema emissor ou ferramentas de validação online. Elas conferem se o XML segue o padrão exigido pela Sefaz e se os campos obrigatórios estão corretos.
Como recuperar XMLs antigos de notas fiscais já emitidas?
Acesse o sistema emissor ou o portal da Sefaz com o certificado digital. Também é possível pedir os arquivos ao contador ou ao cliente que recebeu a nota.
Como importar um XML para dentro do Bling?
No Bling, vá até o menu de importação de notas fiscais, selecione o arquivo XML no seu computador e confirme a importação. O sistema reconhece os dados automaticamente e cria o lançamento correspondente.
