Se você é empresário ou lojista, já deve ter se deparado com a substituição tributária no dia a dia. Esse modelo de cobrança afeta diretamente o preço de compra e venda dos produtos, e conhecer suas regras pode evitar prejuízos.
Em 2024, a carga tributária bruta do país alcançou 32,32 % do PIB — o maior patamar desde 2010 — com a concentração de 21,43% do governo central, 8,5% dos estados e 2,4% dos municípios.
Para quem empreende, esses números não são apenas estatísticas, afinal, mostram como o sistema tributário brasileiro é centralizado e como mudanças nas regras da substituição tributária podem influenciar desde o fluxo de caixa até a competitividade no mercado.
Ao longo deste artigo, entenda o que é substituição tributária, como esse mecanismo funciona e quais são seus tipos. Além disso, aprenda a calcular corretamente, conheça os produtos mais comuns nesse regime e descubra estratégias para manter sua empresa competitiva e em conformidade fiscal. Vamos lá?
Principais aprendizados
- Há três tipos de ST: a substituição propriamente dita, substituição para trás (ou diferimento) ou substituição para frente;
- No regime de ST, quem paga é o contribuinte substituto, normalmente o fabricante, importador ou primeiro atacadista da cadeia de circulação;
- Se você realizou a venda de um produto em seu e-commerce, mas o cliente solicitou a devolução do item ou até mesmo cancelou o pedido antes de ser enviado, é possível solicitar o ressarcimento do tributo que foi recolhido.
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O que é substituição tributária?
Substituição tributária é um regime de arrecadação de impostos, como o ICMS, que transfere a responsabilidade do pagamento para outro contribuinte, geralmente o fabricante ou importador. Esse processo facilita a fiscalização e permite a arrecadação antecipada, em via única, antes da venda final.
Leia também: ICMS no e-commerce: como funciona e quem deve pagar?
Quais os tipos de substituição tributária?
Há três tipos de ST: a substituição propriamente dita, substituição para trás (ou diferimento) ou substituição para frente. A seguir, veja mais detalhes sobre cada um.
Substituição propriamente dita
Substituição tributária propriamente dita é o mesmo que substituição do contribuinte, já que o recolhimento é passado para um contribuinte que está envolvido na cadeia do negócio. Por exemplo: uma indústria que paga o valor tributário devido pelo prestador que lhe fornece o transporte.
Substituição para trás
Dos tipos de substituição tributária, essa é conhecida como “antecedente” ou “diferimento” e ocorre quando o recolhimento do ICMS é adiado. Ou seja: o pagamento é realizado pela última pessoa da cadeia de circulação da mercadoria. Nesse caso, o pagamento é integral e engloba todas as operações feitas.
Substituição tributária para frente
A substituição para frente é o inverso da ST para trás. Aqui, os tributos referentes à circulação das mercadorias são recolhidos de forma antecipada.
Para que isso aconteça, a Receita se baseia em um cálculo padrão presumido e informações de contato divulgadas pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz).
Quando se aplica a substituição tributária?
A ST se aplica a setores, produtos ou operações definidos em lei estadual ou em acordos interestaduais (convênios e protocolos do CONFAZ). O governo considera que a cobrança antecipada do ICMS é mais eficiente do que recolher o imposto em cada etapa da cadeia de vendas.
Veja em mais detalhes, quais são os principais casos de quando se aplica a substituição tributária.
- Produtos com cadeia de comercialização extensa: combustíveis, cigarros, bebidas alcoólicas e refrigerantes.
- Bens de consumo com alta circulação interestadual: autopeças, pneus e cosméticos, eletroeletrônicos.
- Itens com histórico de sonegação ou dificuldade de fiscalização: materiais de construção e medicamentos.
O objetivo é antecipar a arrecadação, facilitar a fiscalização e concentrar o recolhimento no início da cadeia. Portanto, a ST não é universal, pois cada estado define a lista de mercadorias e operações em que será aplicada.
Quando não se aplica a substituição tributária?
O regime de substituição tributária não é válido em certos casos, que incluem: quando os itens são enviados para outra parte da cadeia de circulação, sem a finalidade de venda; ou quando as mercadorias são transferidas para outros estabelecimentos (exceto no varejo) e em casos de produtos usados em processos de fabricação.
Quem paga substituição tributária?
No regime de ST, quem paga é o contribuinte substituto, normalmente o fabricante, importador ou primeiro atacadista da cadeia de circulação.
Esse substituto recolhe, de forma antecipada, o ICMS que seria pago por todos os demais integrantes da cadeia até a venda final ao consumidor. Assim, quando o produto chega ao lojista (contribuinte substituído), já vem com o imposto embutido no preço.
Para que você entenda melhor quem paga substituição tributária, pense neste cenário: uma fábrica de refrigerantes em São Paulo vende para um distribuidor.
Pela regra, a fábrica calcula e paga o ICMS de toda a cadeia (até a venda ao consumidor). Logo, o distribuidor e o lojista não recolhem ICMS dessa venda específica, pois já foi antecipado.
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Quais são as partes de uma substituição tributária?
A substituição acontece quando e da maneira que a legislação estadual define. Em geral, o processo é mais aplicado ao ICMS e em cadeias produtivas que envolvem muitas empresas. Dessa forma, somente um contribuinte fica responsável pelo pagamento do tributo.
Essa definição, no entanto, varia de estado para estado. Ou seja: um estado pode determinar que o ICMS de toda a cadeia deve ser pago pelo fabricante. Em outros casos, pode ser feita uma substituição para trás.
Não existe uma regra quanto a esse fator, portanto, o mais indicado é conferir qual a regulamentação de cada tipo de mercadoria e cada estado, pois existem normas específicas.
Quais são os benefícios da substituição tributária?
Afinal, existe alguma vantagem nesse regime? Quais são os ganhos para as empresas? E para o Estado? Antes de saber como funciona a substituição tributária, de fato, confira os principais benefícios a seguir.
1. Diminui a informalidade das obrigações fiscais
Ao definir o contribuinte que deve calcular e recolher os tributos de todas as operações, se cria uma obrigação fiscal, o que dificulta uma informalidade que pode levar à sonegação.
2. Simplifica burocracia tributária
Imagine que em cada ponto da cadeia produtiva fosse necessário calcular e recolher impostos? Além do processo mais longo, certamente as chances de erros e sonegação seriam maiores.
Por isso, um dos benefícios da substituição é a diminuição de burocracias, já que o recolhimento do imposto é centralizado em um único contribuinte.
Esse processo reduz a necessidade de se fazer diversos cálculos a cada nova etapa da cadeia.
3. Proporciona previsibilidade de custos
Outra vantagem é a previsibilidade de custos. Para esse benefício em específico, a substituição para frente é a mais eficiente, porque permite que o cálculo dos impostos seja feito ainda na primeira fase. Assim o contribuinte consegue entender exatamente quanto o processo gerará de tributos, já que são determinados previamente.
4. Facilita a fiscalização da Receita Federal
Os órgãos fiscais também se beneficiam da substituição, afinal, o processo se torna mais ágil e preciso. Em vez de fiscalizar diversos contribuintes, a Receita Federal pode ir no responsável pelo pagamento dos impostos.
Esse processo ajuda a evitar a evasão fiscal, pois dificulta a omissão ou manipulação de informações.
5. Substituição tributária para pequenas empresas
Para os pequenos empresários, a substituição é algo que inviabiliza o fluxo de caixa, pois o recolhimento ocorre, em grande parte, no momento de compra da mercadoria.
Se a empresa tem problemas com capital de giro, pagar o ICMS em uma substituição tributária não é vantajoso, porque não é possível saber quando ocorrerá a venda.
A situação tende a piorar quando falamos de um e-commerce, que passa a recolher também o diferencial de alíquota.
A boa notícia é que existe um regime especial para e-commerce, que permite o ressarcimento da substituição em alguns cenários.
Como funciona a substituição tributária?
Na ST, registrada em notas fiscais, os impostos que seriam pagos em várias etapas são cobrados de uma só vez, como quando se compra um produto com tributos já incluídos. Esse pagamento é feito pelo contribuinte substituto, que normalmente é o fabricante ou importador.
Para ficar mais claro, imagine que você pensa em adquirir uma blusa. Se a substituição tributária estiver em vigor, o valor que você paga já terá o imposto embutido, como se a loja tivesse recolhido o tributo por você, antes de você comprar o item. Dessa forma, os impostos são arrecadados mais facilmente e de forma menos burocrática.
Como funciona o ressarcimento de ST para e-commerce?
Se você realizou a venda de um produto em seu e-commerce, mas o cliente solicitou a devolução do item ou até mesmo cancelou o pedido antes de ser enviado, é possível solicitar o ressarcimento do tributo que foi recolhido.
Essa “devolução” é importante para evitar que o negócio fique no prejuízo, com o valor de ICMS pago indevidamente.
É importante saber que esse processo é diferente em cada estado, de acordo com a legislação estadual. Portanto, não esqueça de se inteirar sobre o assunto e entender como acontece no local em que sua empresa está situada.
Quais são os produtos com substituição tributária?
A ST é aplicada principalmente a mercadorias com grande circulação, alto valor agregado ou histórico de sonegação, o que facilita a arrecadação antecipada do ICMS e o controle fiscal.
Cada estado define sua própria lista, mas alguns itens são comuns em quase todo o país.A seguir, confira alguns dos principais produtos com substituição tributária.
- combustíveis e lubrificantes;
- cigarros e produtos de tabacaria;
- bebidas alcoólicas e refrigerantes;
- autopeças e pneus;
- cosméticos, perfumaria e produtos de higiene pessoal;
- medicamentos e produtos farmacêuticos;
- materiais de construção e acabamento;
- eletroeletrônicos e eletrodomésticos;
- bicicletas e peças;
- sorvetes e preparados para fabricação de sorvete;
- energéticos e bebidas isotônicas;
- ferramentas e utensílios domésticos;
- lâmpadas, reatores e materiais elétricos;
- produtos de papelaria e artigos escolares;
- produtos de limpeza e detergentes;
- móveis e colchões;
- tintas, vernizes e solventes;
- brinquedos e jogos;
- rações para animais.
Vale ressaltar que, com a Lei Complementar nº 214/2025, a ST começa a perder espaço na tributação sobre consumo, já que os novos tributos (IBS e CBS) não preveem sua aplicação nas operações subsequentes.
A revogação da Lei Kandir, que fundamenta o regime da ST, está prevista para 2033. É um fator que sinaliza uma transição gradual rumo ao modelo de tributação no destino da mercadoria.
FAQ
O que significa ST na nota fiscal?
ST significa Substituição Tributária. Indica que o ICMS foi pago antecipadamente por outro contribuinte, o que facilita o controle e a arrecadação do imposto. Essa informação aparece na nota fiscal para garantir transparência na operação.
O que é ICMS-ST?
ICMS-ST é o ICMS recolhido antecipadamente pelo contribuinte substituto, que paga o imposto por toda a cadeia de circulação até o consumidor final. Esse modelo evita sonegação e simplifica o processo para os demais participantes da cadeia.
Como calcular ICMS substituição tributária (ICMS-ST) na prática?
Para calcular, some o valor da mercadoria, frete, seguro e outras despesas, aplique a Margem de Valor Agregado (MVA) e depois a alíquota de ICMS do estado para encontrar o imposto devido. O cálculo correto evita erros que geram multas e autuações fiscais.
Qual a diferença entre ICMS próprio e ICMS-ST?
ICMS próprio é o imposto pago pelo próprio vendedor na operação, com base no valor da venda feita. Já o ICMS-ST é pago antecipadamente por outro contribuinte, que assume a responsabilidade por toda a cadeia e concentra o recolhimento do imposto.
Como funciona a compensação entre ICMS próprio e ICMS-ST?
O contribuinte substituído pode abater o ICMS próprio que pagaria do valor do ICMS-ST já recolhido e evitar que o imposto seja pago duas vezes na mesma operação. Esse mecanismo garante que não haja cobrança duplicada e mantém a justiça fiscal.
É preciso verificar convênios de ST entre os estados?
Sim. Os convênios e protocolos do CONFAZ definem quais produtos e operações estão sujeitos à ST entre os estados, o que garante a correta aplicação da regra e evita divergências fiscais em operações interestaduais.
Quais produtos estão sujeitos ao ICMS-ST?
A lista varia por estado, mas alguns produtos são comuns: combustíveis, cigarros, bebidas alcoólicas, refrigerantes, autopeças, cosméticos, medicamentos, materiais de construção, eletroeletrônicos, móveis e rações para animais.
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- envio automático das notas para o cliente;
- integração direta com a SEFAZ.
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